Sweaty in LIFE
こんにちは。ワイです。
今回は新しいパソコンへ入替作業をする際にお客様より一番要望率が高い項目
「メールアカウント、データ移行」の方法をご説明いたします。
その中でも一番使用されているメールソフト「OUTLOOK」での方法をご案内いたします。
あくまで私のやり方ですが、今まで何百件と作業をしてきておりますので参考になるかと思います。
①旧パソコンのメールアカウント情報の確認
Outlook 2021を起動し「ファイル」タブをクリックします。
「情報」をクリックします。
「アカウント設定」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「アカウント設定」をクリックします。
「アカウント設定」が表示されます。「メール」タブをクリックします。
一覧から、設定を確認する電子メールアカウントをクリックします。
「変更」をクリックします。
お使いのアカウントの種類に応じた設定画面が表示されます。赤枠内の項目をメモ帳やスクリーンショットなどで保存する。
必要情報を取得出来たら右上の「✖」で終了する
今回はよく使用されているPOPアカウントでご説明いたします
「修復」をクリックします
「詳細オプション」をクリックする
「自分で自分のアカウントを手動で修復」にチェックを入れ「修復」をクリックする
以下表示のまましばらく待ちます。
「受信メール」の項目をメモ帳、スクリーンショット等で一時的に記録する。
パスワードも「*******」でわからないが、右端の目のマークを押下することによりパスワードが表示されます。
「送信メール」をクリックし、情報を取得する。
②署名の確認
次に署名を使用されている方は、新しいパソコンに設定するために設定値を確認しておきます。
まずは「新しい電子メール」をクリックし署名が設定されているか確認します。
署名が表示されておれば、ツールバーの「署名」をクリックします。
以下の赤枠内の項目を控え、メモ帳などに署名をコピーします。新しいパソコンに新たに設定できるように準備します。
③迷惑メール
次に迷惑メールにアドレスが追加されているか確認いたします。
意外とこの項目を忘れがちで、新しいパソコンに変更してから迷惑メールが多くなった気がする等の問い合わせも受けることがある。
「ホーム」の「迷惑メール」「迷惑メールのオプション」をクリックします。
「信頼できる差出人のリスト」タブをクリックし、アドレスが追加されていれば、「ファイルへエクスポート」で任意の場所へ保存する。
「信頼できる宛先のリスト」タブをクリックし、アドレスが追加されていれば、「ファイルへエクスポート」で任意の場所へ保存する。
「受信拒否リスト」タブをクリックし、アドレスが追加されていれば、「ファイルへエクスポート」で任意の場所へ保存する。
④pst ファイルの移動
Outlook データファイルを移動するには、Outlookを起動してファイルの保存場所を確認し、Outlook データファイルを移動します。
Outlook データファイルは、通常では「ドキュメント」の「Outlook ファイル」フォルダに保存されていますが一応確認しておきます。
Outlook データファイル（.pst）の保存先を確認する
「ファイル」タブをクリックします。
「アカウント設定」ボタン→「アカウント設定」の順にクリックします。
「アカウント設定」が表示されます。
「データファイル」タブをクリックします。
Outlook データファイルを移動するアカウントをクリックし、「ファイルの場所を開く」をクリックします。
Outlook データファイルが保存されているフォルダが表示されます。
Outlook データファイルが保存されているフォルダを閉じずに、「アカウントの設定」の「閉じる」ボタンをクリックします。
「×」をクリックし、Outlookを閉じます。
Outlook データファイルを移動
Outlook データファイルが保存されているフォルダを新しいパソコンの同じ個所に移動する
C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイル
⑤コントロールパネルよりメールアカウント設定
今から新しいパソコンでの操作になりますが、OUTLOOKはまだ起動しません
新しいパソコンでスタートメニューのリストから［システムツール］-［コントロールパネル］をクリックします。
「コントロール パネル」が表示されますので、右上にある表示方法を「カテゴリ」に変更し、そのすぐ下に表示される「ユーザー アカウント」をクリックします。
「メール」をクリックします。
「追加」ボタンをクリックします。
任意のプロファイル名を記入し、「OK」をクリックします (例：Outlook)
「手動設定」を選択し、「次へ」をクリックします。
「POPまたはIMAP」を選択し「次へ」をクリックします
旧パソコンで確認した情報を入力していきます
「既存のOutlookデータファイル」を選択し、「参照」をクリックします。
移動してきたOutlookデータファイルを選択し、「OK」をクリックする
「詳細設定」をクリックする
「送信サーバー」「詳細設定」タグ内の設定を古いパソコンの設定と同じにする。
「次へ」をクリックする。
設定に間違いがなければ、状況が完了になります。
「閉じる」をクリックします。
「Outlook Mobileをスマートフォンにも設定する」のチェックを外し、「完了」をクリックします。
⑥署名設定
OUTLOOKを起動させ、新しいメールを開きます。
必ず「⑤コントロールパネルよりメールアカウント設定」が完了してからOUTLOOKを起動させること
「署名」をクリックします。
「新規作成」をクリックし、任意な名前を入力し「OK」をクリックします。
「②署名の確認」で取得した情報を入力、設定する。
最後に「保存」をクリックします。
⑦迷惑メールインポート
「迷惑メールのオプション」をクリックします。
「③迷惑メール」で取得したデータをそれぞれの項目にインポートし完了となります。
まとめ
私がパソコンを入れ替える際に行っているメールの移行方法は以上になります。
OUTLOOKデータファイルには宛先表、仕訳ルール設定も含まれているため個別にデータを移す必要はありません。
また⑤コントロールパネルよりメールアカウント設定が大事な部分で、この方法でメールアカウントを設定しないと既存のデータファイルが選択できません。
この方法であれば、過去のメール、宛先表、仕訳ルールも一緒に引き継がれますので、同じ状態でメールが引き続き使用できます。
